BAB IV ELEMEN DALAM SISTEM PENGOLAHAN DATA

Selama 10 tahun pertama pada era komputer, atau sekitar masa itu, perusahaan hanya menerapkan komputer untuk aplikasi akuntansi mereka. Aktivitas ini disebut pengolahan data. Sejak pengolahan komputer menjadi lebih canggih, ada aplikasi yang disertakan, yaitu MIS, DSS, office automation, dan expert system. Namun demikian, pengolahan data masih merupakan aplikasi popular, yang mengkonsumsi waktu pengolahan paling banyak dari yang diberikan oleh komputer bisnis. Yang paling dipentingkan adalah bahwa pengolahan data dapat memberikan data kepada gudang sehingga dapat digunakan oleh bagian lain, yang hal ini merupakan aplikasi yang berorientasi informasi.

A. SISTEM PENGOLAHAN DATA

System yang melakukan tugas pengolahan data adalah system pengolahan data. Dalam pandangan kita, system pengolahan data adalah sama dengan system akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya computer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.

Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :

1.  system manual. System pertama adalah manual system ini hanya terdiri atas orang, pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.

2.  Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.

3.  Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam benituk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.

4.  – Computer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan computer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

Era permulaan database ditandai dengan :

·             Pengulangan data

·             Ketergantungan data

·             Kepemilikan data yang tersebar

Konsep Database

Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file. Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data. Saat mengadopsi konsep database, Struktur Database menjadi :

• Database

• File

• Catatan

• Elemen data

B. TUJUAN PENGOLAHAN DATA

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang akurat dan up to date.

C. TUGAS PENGOLAHAN DATA

Tanpa memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan:

– pengumpulan data

sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.

– pengubahan data

diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :

pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.

Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.

Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam system penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan pendapatan kotor.

Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.

– penyimpanan data

pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan di perusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson.

– Pembuatan dokumen System pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan.

– Sifat pengolahan data Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain.

System pengolahan data :

a. menjalankan tugas penting

b. mengikuti prosedur standar secara relative

c. mendapatkan data yang lengkap.

d. Mempunyai focus historisa yang palin utama

e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

D. SISTEM PENGOLAHAN DATA SAMPEL

Pengertian data sample digunakan oleh perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan barang dan jasa kepada para pelanggannya.kita namakan system tersebut dengan system distribusi.

E. HIRARKI DATA

• File yaitu kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subyek tertentu.

• Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan obyek tertentu.

• Elemen data yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti. Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat , mutakhir , aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data mencakup :

• Pengumpulan data

• Integritas pengujian

• Penyimpanan

• Keamanan

• Pemeliharaan

• Organisasi

• Pengambilan

F. PENYIMPANAN SEKUNDER

1. Penyimpanan Berurutan (Sequential Access Storage Device)

·             Suatu organisasi / penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari suatu catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan tertentu .

·             Contoh pita magnetik yg digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki bentuk fisik yg sama dengan pita audio.

2. Penyimpanan Akses Langsung (Direct Access Storage Device)

·             Cara mengorganisasikan data yang ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan.

·             DASD dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan dan digunakan sebagai media input.

F. PEMROSESAN DATA

1. Pemrosesan Batch

·             Pengumpulan transaksi dan pemrosesan semua sekaligus dalam batch.

·             kelemahan dari pemrosesan ini manajemen tidak selalu memiliki informasi mutakhir yg menggambarkan sistem fisik.

2. Pemrosesan On-Line

Pengolahan transaksi satu per satu, kadang saat terjadinya transaksi, karena pengolahan online berorientasi transaksi.

3. Sistem Real Time

Sistem yang mengendalikan sistem fisik, dimana sistem ini mengharuskan komputer berespon cepat pada sistem fisik.

E. DOKUMENTASI SISTEM

Dokumentasi system menggunakan diagram arus data (DFD) untuk menggambarkan system kita harus mengetahui salah satu dari fasilitas utama tujuanya adalah untuk mendokumentasi logika system dan logika tersebut dijalankan oleh segala jenis system yaitu manual, key driven, computer.

F. TINJAUAN SINGKAT MENGENAI SISTEM

Diagram kontek menggambarkan system dalam konteksnnya dengan lingkungannya system distribusi digambarkan sebagai sebuah persegi panjang tegak lurus, dengan tanda panah yang menggambarkan data yang mengalir antara sistem dan lingkunganya. Elemen lingkungan digambarkan dengan persegi panjang yang lebih kecil.

G. SUBSISTEM UTAMA DARI SISTEM DISTRIBUSI

Diagram kontek cocok untuk menentukan wilayah sistem yaitu elemen lingkungan dan interface. Sub sistem di definisikan dengan sebuah persegi panjang. Sub sistem yang pertama berkenaan dengan pemenuhan pemesanan pelanggan yang kedua berkenaan dengan penambahan stok dari pemasok dan yang ketiga berkenaan dengan pemeliharaan atau kepengurusan buku besar perusahaan.